Vorige week mocht ik uitleggen wat Agile en Lean betekenen, aan een management team. Ik wilde dit niet doen door een powerpoint presentatie af te draaien, en hiermee een zend-meeting creëren. Ik had natuurlijk wel mijn slidedeck klaar voor eventuele ondersteuning van beantwoording van vragen, maar wilde dit niet op de voorgrond plaatsen. Een half uur van te voren zat ik erover te piekeren hoe dit aan te vliegen. Een collega kwam de ruimte binnen, en we hadden een mooie dialoog over spelvormen en het effect ervan. Dat je een team niet alleen laat weten en denken in een bepaalde vorm, maar je ze ook laat voelen wat het betekent.
Toen had ik een ingeving. Ik ga het gewoon met ze DOEN. Dus de meeting starte, en iedereen zat naar mijn powerpoint presentatie te kijken. Ik begon de presentatie met een hoofd slide met LEAN, Agile en Scrum en de relatie hiertussen. Niet veel mensen weten dat Scrum voor een deel uit Lean afkomstig is bijvoorbeeld. Toen toonde ik de door mij opgestelde Agenda over Lean, Agile en Scrum, en stopte daar.
Lean en Agile hebben als basis dat het gaat over de klantwaarde, en hoe je daar het beste bij aan kunt sluiten. Dus ik deelde pennen en post-its uit. Jullie zijn mijn klanten gaf ik aan. Schrijf ajb de komende vijf minuten op wat jullie van mij willen weten? En ik kan er misschien antwoord op geven, of ik moet het uitzoeken. En zo vulde we samen de backlog van de meeting.
Toen ik alles opgeplakt had wat men had gevraagd, gingen we clusteren. Want in de tijd die ik kreeg, was ik niet zeker alle vragen te kunnen beantwoorden. Dus de tweede stap was prioriteren van de vragen en daarbij een volgorde aanbrengen voor mogelijke behandeling. De prioriteitsvragen gingen van de backlog naar de sprintlog. Daarvan maakten we kort een Definition of Done. De meeting zelf noemde ik de sprint, en wat we konden behandelen in deze ‘iteratie’, komt op de sprintplanning. Een manager wezen we aan als productowner. En die gaf aan het einde of de sprint een minimal viable product had opgeleverd.
Dit was de eerste keer dat ik het zo deed, maar het voelde als een fijne methode om het management team meteen Agile werken te laten ervaren. Achteraf hebben we alle vragen die men op de backlog had gezet behandeld en voor sommige vragen is nog wat werk nodig. Dit komt op volgende ‘sprint’. Het blijft bijvoorbeeld interessant hoe een niet Agile financiële afdeling met wens voor overall projectplan voordat financiering gerealiseerd kan worden, meegenomen wordt in een Agile proefproject. Of hoe de bestaande niet Agile gerichte service organisaties aangesloten worden in sprints. Allerlei zaken nog uit te zoeken.
Ik vond het een fijne werkmethode om Agile en Lean werken uit te leggen, en te laten voelen. Wellicht dat jullie dit ook gedaan hebben, of hier ideeën bij hebben. Ik ga graag de dialoog aan om deze manieren van visueel, teamgericht werken verder te verbreden. Hoe doen jullie dit? En hoe sluit je een nog niet zo gevormde organisatie aan, aan een Agile proefproject?